كيف يعمل التبادل الإلكتروني للبيانات (How EDI Works)

ملخص:

متابعةً في ترجمتنا لكتاب التجارة الإلكترونية نتابع معكم اليوم الحديث عن التبادل الإلكتروني للبيانات، حيث نشرح في هذا المقال كيف يعمل التبادل الإلكتروني للبيانات؟ … متابعة شيقة نتمناها لكم

……………………..

على الرغم من أن الفكرة الأساسية وراء التبادل الإلكتروني للبيانات واضحة ومباشرة، إلا أن تنفيذها يمكن أن يكون معقداً، حتى في مواقف العمل البسيطة إلى حد ما. على سبيل المثال، لنأخذ بعين الاعتبار أن شركة تحتاج إلى بديل لإحدى آلات قطع المعادن الخاصة بها. يصف المقال أدناه الخطوات المتبعة في إجراء هذا الشراء باستخدام نظام مستند إلى الورق، ثم سنشرح كيف ستتغير العملية باستخدام التبادل الإلكتروني للبيانات. في كلا المثالين، نفترض أن البائع يستخدم مركباته الخاصة بدلاً من شركة نقل مشتركة لتسليم الجهاز الذي تم شراؤه.

عملية الشراء الورقية: لا يستخدم المشتري والبائع في هذا المثال أي برنامج متكامل للعمليات التجارية داخلياً؛ وبالتالي، تؤدي كل خطوة من خطوات معالجة المعلومات إلى إنتاج مستند ورقي يجب تسليمه إلى القسم الذي يتعامل مع الخطوة التالية. يتم أيضاً نقل المعلومات بين المشتري والبائع على الورق، ويمكن تسليمه عن طريق البريد أو ساعي البريد أو الفاكس. يوضح الشكل 5-5 تدفقات المعلومات التي تحدث في النسخة الورقية من مثال عملية الشراء.

بمجرد أن يقرر مدير الإنتاج في وحدة التشغيل أن آلة قطع الغيار بحاجة إلى الاستبدال، تبدأ العملية الآتية:

1. يقوم مدير الإنتاج بإكمال نموذج طلب الشراء وإرساله إلى قسم المشتريات. يصف هذا الطلب الآلة المطلوبة لأداء عملية قطع الغيار.

2. يقوم قسم المشتريات بالاتصال مع البائعين للتفاوض بشأن السعر وشروط التسليم. وبمجرد اختياره بائعاً، فإنه يعد أمر الشراء ويعيد توجيهه إلى غرفة البريد.

3. يرسل قسم الشراء أيضاً نسخة واحدة من أمر الشراء إلى قسم الاستلام بحيث يمكن له التخطيط لقبول التسليم عند جدولته؛ يرسل قسم الشراء أيضاً نسخة أخرى إلى قسم المحاسبة لإبلاغه بالآثار المالية للأمر.

4. ترسل غرفة البريد أمر الشراء الذي استلمته من قسم الشراء إلى البائع المحدد عن طريق البريد أو ساعي البريد.

5. تستلم غرفة بريد البائع أمر الشراء وتعيد توجيهه إلى قسم المبيعات.

6. يقوم قسم مبيعات البائع بإعداد أمر مبيعات يرسله إلى قسم المحاسبة ويُعدّ أيضاً أمر العمل الذي يرسله إلى قسم التصنيع. يصف أمر العمل مواصفات الآلة المطلوبة ويفوض أيضاً قسم التصنيع لبدء تصنيعها.

7. عند اكتمال صنع الآلة المطلوبة، يقوم قسم التصنيع بإخطار قسم المحاسبة، ويرسل الآلة إلى الشحن.

8. يرسل قسم المحاسبة الفاتورة الأصلية إلى غرفة البريد ونسخة من الفاتورة إلى قسم الشحن.

9. ترسل غرفة البريد الفاتورة إلى المشتري عن طريق البريد أو ساعي البريد.

10. يستخدم قسم الشحن التابع للبائع نسخته من الفاتورة لإنشاء بوليصة شحن، وإرسالها مع الآلة إلى المشتري.

11. تستلم غرفة بريد المشتري الفاتورة في نفس الوقت تقريباً الذي تستلم فيه إدارة الاستلام الآلة مع بوليصة الشحن الخاصة بها.

12. ترسل غرفة بريد المشتري نسخة واحدة من الفاتورة إلى قسم المشتريات حتى تعرف إدارة المشتريات أنَّ الآلة قد تم استلامها، وترسل الفاتورة الأصلية إلى قسم المحاسبة.

13. تقوم إدارة الاستلام التابعة للمشتري بفحص الآلة مقارنةً مع بوليصة الشحن، ونسختها من أمر الشراء. إذا كانت الآلة في حالة جيدة وتتطابق مع المواصفات الموجودة في بوليصة الشحن وأمر الشراء، فإن قسم الاستلام يكمل تقرير الاستلام ويسلم الآلة إلى وحدة التشغيل.

14. يرسل قسم الاستلام تقرير استلام مكتمل إلى المحاسبة.

15. يتأكد قسم المحاسبة من تطابق جميع التفاصيل الموجودة في نسختها من أمر الشراء، وتقرير الاستلام، والفاتورة الأصلية. وفي حال التطابق، يصدر قسم المحاسبة شيكاً، ويعيد توجيهه إلى غرفة البريد.

16. ترسل غرفة بريد المشتري الشيك عن طريق البريد أو ساعي البريد إلى البائع.

17. تتلقى غرفة بريد البائع الشيك وترسله إلى المحاسبة. 18. يقارن قسم المحاسبة الشيك بنسخته من الفاتورة، وبوليصة الشحن، وأمر المبيعات. إذا كانت جميع التفاصيل متطابقة، يقوم قسم المحاسبة بإيداع الشيك في حساب البائع في البنك، ويسجل الدفعة المستلمة.

عمليّة الشّراء باستخدام التّبادل الإلكتروني للبيانات (EDI Purchasing Process):

يُظهر الشّكل رقم 5-6 تدفّقات المعلومات الّتي تحدث في عمليّات الشّراء الّتي تتم باستخدام الّتبادل الإلكتروني للبيانات.

تمّ استبدال خدمة البريد بخدمات اتّصالات البيانات الخاصّة بشبكة التّبادل الإلكتروني للبيانات، وتمّ استبدال تدفقات المستندات الورقيّة بين المشتري والبائع بحواسيبٍ تعمل وفق برمجيّة ترجمة خاصّة بالتّبادل الإلكتروني للبيانات. في عمليّة الشّراء باستخدام التّبادل الإلكتروني للبيانات، عندما يقرّر مدير وحدة التّشغيل أنّ آلة قطع المعادن بحاجةٍ إلى الاستبدال، تبدأ العمليّة الآتية:

  1. يقوم مدير وحدة التّشغيل بإرسال رسالة إلكترونيّة إلى قسم المشتريات لديه. تصف هذه الرّسالة الآلة المطلوبة لأداء عمليّة قطع المعدن.
  2. يتواصل قسم الشّراء مع البائعين عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني أو من خلال مواقع الويب الخاصّة بهم للتّفاوض حول السّعر وشروط التّسليم.

بعد اختيار بائعٍ من البائعين المتاحين، يُرسل قسم الشّراء رسالة مفادها أنّ برمجيّة التّرجمة في حاسب المشتري والخاصّة بعمليّة التّبادل الإلكتروني للبيانات تقوم بتحويل المعاملات المتّفق عليها إلى مجموعة من أوامر الشّراء القياسيّة والّتي تصل إلى البائع عبر شبكة التّبادل الإلكتروني للبيانات؛ حيث يتمّ توجيه هذه الرّسالة من خلال برمجيّة ترجمة موجودة على حاسب البائع وإرسالها إلى قسم المبيعات. عند تلك النّقطة، يتمّ إدخال الرّسالة تلقائيّاً في نظام إدارة الإنتاج في قسم التّصنيع الخاص بالبائع (حيث يتمّ توفير مواصفات الآلة المطلوبة ليبدأ قسم التّصنيع بالعمل على بنائها) ونظام المحاسبة الخاص به أيضاً (أي في قسم المحاسبة).

  • يرسل قسم الشّراء أيضاً رسائلاً إلكترونيّةً إلى قسم الاستلام الخاص بالمشتري (ليتمكّن من التّخطيط لقبول التّسليم في الوقت المتوقّع)، وإلى قسم المحاسبة الخاص به مع توضيحٍ لبعض التّفاصيل مثل سعر الشّراء المتّفق عليه.
  • عندما تكتمل عمليّة تصنيع الآلة المطلوبة، يقوم قسم التّصنيع بإعلام قسم المحاسبة، وإرسال الآلة إلى قسم الشّحن الخاص بالبائع.
  • يرسل قسم الشّحن الخاص بالبائع رسالة الكترونيّة إلى قسم المحاسبة لديه مُشيراً إلى أنّ الآلة جاهزة للشّحن. كما أنّه يرسل رسالة الكترونيّة إلى الحاسب الخاص به والّذي يحتوي على برمجيّة ترجمة خاصّة بالّتبادل الإلكتروني للبيانات، حيث تشير الرّسالة إلى أنّ الجهاز جاهز للشّحن. ليقوم الحاسب المذكور بتحويل الرّسالة إلى مجموعة معاملاتٍ قياسيّةٍ 856 (إشعار الشّحن المسبق) وتوجيهها عبر شبكة التّبادل الإلكتروني للبيانات إلى المشتري.
  • يرسل قسم المحاسبة لدى البائع رسالة إلى الحاسب الخاص به، والّذي يحتوي على برمجيّة ترجمة خاصّة بالّتبادل الإلكتروني للبيانات، والّذي بدوره يحوّل الرّسالة إلى مجموعة فواتير قياسيّة، ويوجّهها عبر شبكة التّبادل الإلكتروني للبيانات إلى حاسب المشتري، الّذي يحتوي أيضاً على برمجيّة ترجمة خاصّة بالتّبادل الإلكتروني للبيانات، وذلك قبل أن يتلقّى قسم الاستلام التابع للمشتري الآلة الّتي تمّ تصنيعها. بعد ذلك يحوّل الحاسب بيانات الفاتورة إلى تنسيقٍ يمكن أن تستخدمه أنظمة معلومات المشتري. وتصبح بيانات الفاتورة متاحة على الفور لقسمي المحاسبة، والاستلام الخاصّين بالمشتري.
  • عند وصول الآلة، يقوم قسم الاستلام التّابع للمشتري بفحصها مقارنةً بمعلومات الفاتورة الموجودة على نظام الحاسب الخاص به. إذا كانت الآلة في حالةٍ جيّدةٍ وتتطابق مع المواصفات الموضّحة في نظام المشتري، يقوم قسم الاستلام بإرسال رسالة إلى قسم المحاسبة تؤكّد أنّ الآلة قد تمّ استلامها في حالةٍ جيّدةٍ. ثمّ يقوم بتسليمها إلى وحدة التّشغيل.
  • يقارن نظام قسم المحاسبة الخاص بالمشتري جميع التّفاصيل في البيانات المُرسلة من البائع، مثل بيانات أمر الشّراء، وبيانات الاستلام، ومجموعة الفواتير غير المشفّرة للمعاملات مع البائع. إذا تطابقت جميع التّفاصيل، يقوم نظام المحاسبة بإعلام مصرفه لتقليل حساب المشتري، وزيادة حساب البائع بمقدار الفاتورة. قد توفّر شبكة التّبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) خدمات تؤدّي مثل هذه المهمّة.

كما ترى من خلال مقارنة عمليّة الشّراء الورقيّة في الشّكل رقم 5-5 مع عملية الشّراء باستخدام التّبادل الإلكتروني للبيانات في الشّكل رقم 5-6، تتبادل الأقسام نفس الرّسائل فيما بينها، ولكن التّبادل الإلكتروني للبيانات يقلّل من تدفّق المستندات الورقيّة ويبسّط تبادل المعلومات بين الإدارات داخل الشّركة وبين الشّركات. يحتوي النّظام الورقي على 18 خطوة فرديّة مقارنةً بالخطوات الثّماني المطلوبة لإتمام هذه المعاملة باستخدام التّبادل الإلكتروني للبيانات. إنّ العناصر الرّئيسة الثّلاثة (الموضّحة في الشّكل رقم 5-6) الّتي تعدّل العمليّة بشكلٍ كبير هي شبكة التّبادل الإلكتروني للبيانات (بدلاً من خدمة البريد) الّتي تربط الشّركتين والحاسبين الخاصّين بهما اللّذين يحتويان على برمجيّات ترجمة خاصّة بالتّبادل الإلكتروني للبيانات تقوم بمعالجة تحويل البيانات من التّنسيقات المستخدمة داخليّاً من قبل المشتري والبائع إلى مجموعات معاملات قياسيّة تتمّ باستخدام التّبادل الإلكتروني للبيانات.

…………………

إعداد: Walaa Khalil

المتابعة العلمية والتدقيق اللغوي: Dr. Basem G Ghadeer

تعديل الصورة: Ammar Ammar

المصدر: Electronic Commerce, Gary P. Schneider (2015). P 241-245

قد يعجبك أيضاً...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *